FAQ

Vragen en antwoorden

Hieronder vindt u een reeks vragen en antwoorden over de kwaliteitsafspraken en de kwaliteitsagenda's. Soms betreft het vragen die daadwerkelijk zijn gesteld door een instelling, soms zijn het vragen waarvan de commissie zich kan voorstellen dat ze leven. Zit uw vraag er niet bij, dan kunt u ook zelf een vraag stellen via deze link. Vanzelfsprekend zullen op deze site geen instellingsspecifieke vragen worden geplaatst.

Aanvraag

De kwaliteitsagenda moet uiterlijk op 31 oktober 2018 elektronisch zijn ingediend via de website van de commissie: https://www.ckmbo.nl/
Het bestuur van de instelling. Bij de aanbieding wordt dit zichtbaar door de naam en handtekening van de voorzitter van het CvB.
Nee, dat is niet mogelijk. De regeling kwaliteitsafspraken stelt: “Een instelling dient voor de kalenderjaren 2019 tot en met 2022 een aanvraag in, in de vorm van een kwaliteitsagenda”. Dat betekent dat de doelstellingen en activiteiten die worden opgenomen (en de indicatieve begroting die hier onder ligt) over deze periode dienen te gaan. De commissie moet op basis van deze beschrijvingen kunnen beoordelen of de gestelde ambities ook ambitieus en haalbaar zijn. Hierna geldt dat de instelling, indien omstandigheden daartoe aanleiding geven, een als voldoende gekwalificeerde kwaliteitsagenda kan bijstellen en deze kan indienen bij de minister. De commissie beoordeelt deze bijgestelde kwaliteitsagenda.

Het kan voor een instelling natuurlijk passend zijn om in de periode van de kwaliteitsafspraken ook een aantal activiteiten uit te voeren die gericht zijn op strategie- of beleidsvorming. De kwaliteitsagenda kan echter niet alleen een verzameling van procesactiviteiten zijn. Er dienen concrete resultaten te worden bereikt in deze periode, die ook steun hebben van en merkbaar zijn voor stakeholders. Procesafspraken die nog geen draagvlak hebben en niet in een tijdpad zijn gezet waarbij er ook daadwerkelijk inhoudelijke resultaten kunnen worden verwacht worden als onvoldoende beoordeeld.

Dit kan alleen in combinatie met een papieren versie waarin de feitelijke informatie voor de kwaliteitsafspraken is vastgelegd. Denk hierbij aan informatie over de thema’s, 0-meting/uitgangssituatie, doelstellingen, ambities, resultaten.

 

De contactpersoon zal bij algemene vragen over de ingediende kwaliteitsagenda als eerste worden benaderd. Bijvoorbeeld in geval van ontbrekende stukken, aanlevering van eventuele aanvullingen op de kwaliteitsagenda of bij knelpunten bij het inplannen van het gesprek. Voor inhoudelijke vragen richt de commissie zich natuurlijk tot het College van Bestuur.

Werkwijze

Ja, de commissie voert met alle instellingen een gesprek over de kwaliteitsagenda die is aangeboden. Dat gesprek vindt plaats bij de instelling en duurt ongeveer 2 uur.

Als de fusie nog niet officieel is, dienen er twee kwaliteitsagenda’s te worden aangeleverd. Deze worden ook afzonderlijk beoordeeld, waarbij de voorgenomen fusie natuurlijk meegenomen wordt.

Er is geen format vastgesteld voor de kwaliteitsagenda's omdat het de bedoeling is dat de kwaliteitsagenda voortvloeit uit de strategie van de mbo-school en aansluit op de P&C-cyclus van de mbo-school. Ten aanzien van de inhoud van de kwaliteitsagenda zijn wel voorwaarden gesteld. Ten eerste moet de agenda de informatie bevatten die in artikel 6 van de Regeling kwaliteitsafspraken mbo 2019-2022 is vermeld. Daarnaast moet de kwaliteitsagenda voldoen aan de vereisten die voortvloeien uit het beoordelingskader.

Het is voor zowel de instelling als de commissie behulpzaam als de opbouw van de kwaliteitsagenda in lijn is met de vijf onderdelen in het beoordelingskader:

  1. Interne en externe analyse
  2. Ambities en beoogde resultaten
  3. Maatregelen en budget
  4. Intern draagvlak en externe betrokkenheid
  5. Duurzaamheid

Onderdelen van de regeling 1 Interne en externe analyse 2 Ambities en beoogde resultaten 3 Maatregelen en budget 4 Intern draagvlak en externe betrokkenheid 5 Duurzaamheid
Landelijk speerpunt
Landelijk speerpunt
(Landelijk speerpunt)
Eigen ambitie
Eigen ambitie
...
...

De commissie beoordeelt in eerste instantie of in de kwaliteitsagenda deze vijf onderdelen ook zichtbaar terugkomen. Een inhoudelijke beoordeling volgt hierna.

De indicatieve begroting dient als aparte bijlage te worden aangeleverd, bij voorkeur in Excel.

Als het gaat om de omvang van de kwaliteitsagenda maakt de instelling eigen afwegingen, maar een focus is wenselijk zowel voor de instelling als voor de commissie. Meer dan 50 pagina’s is niet nodig.

In de kwaliteitsagenda worden zowel het ‘wat’ als ‘hoe’ beschreven; de commissie moet ook zicht kunnen krijgen op de implementatie op hoofdlijnen van de voorgenomen maatregelen.

De commissie zal de kwaliteitsafspraken die voor de periode 2019-2022 worden voorgesteld door de instelling beoordelen. Voor deze kwaliteitsafspraken wordt ook de aanvullende bekostiging ingezet. Een strategisch beleidsplan is vaak veel breder, gaat ook over activiteiten binnen de reguliere bekostiging en betreft soms ook een andere tijdsperiode. De instelling kan een separate kwaliteitsagenda aanbieden of een (breder) strategisch beleidsplan. Als de instelling het brede strategische beleidsplan wil indienen, dienen de kwaliteitsafspraken voor de periode 2019-2022 in een apart deel zichtbaar te worden gemaakt, alsmede de wijze waarop de aanvullende bekostiging wordt ingezet. Op deze onderdelen baseert de commissie zich bij de beoordeling aan de hand van de Regeling kwaliteitsafspraken mbo 2019-2022.
De commissie als geheel beoordeelt de kwaliteitsagenda’s en komt tot advisering aan de minister. De werkzaamheden worden binnen de commissie verdeeld, waarbij duo’s van commissieleden de gesprekken namens de commissie aan zullen gaan. Bij deze werkverdeling houdt de commissie zo veel als mogelijk rekening met de samenhang in de werkgebieden van instellingen.
Nee, de commissie beoordeelt alleen de ingediende kwaliteitsagenda. Daartoe voert de commissie ook altijd een gesprek met het College van Bestuur. De commissie maakt bij de beoordeling van de kwaliteitsagenda’s en de voortgang van de uitvoering maximaal gebruik van informatie van de instelling en zal op basis van andere (openbare) informatie een instellingsprofiel opstellen om de ambities te kunnen toetsen.

Het College van Bestuur wordt uiterlijk 31 maart 2019 per brief geïnformeerd over het voorlopig advies van de commissie. Een mondelinge toelichting hierop is mogelijk. Op uiterlijk 14 juni 2019 adviseert de commissie de minister definitief over de kwaliteitsagenda. Op uiterlijk 1 augustus beoordeelt de minister met inachtneming van het advies van de commissie of de kwaliteitsagenda voldoende is. Op basis hiervan wordt de mbo-instelling door de minister geïnformeerd.

Financiën

Elke mbo-instelling heeft in februari 2018 op basis van een door DUO uitgevoerde simulatie een indicatie ontvangen van het aandeel (percentage) dat de instelling zal ontvangen uit het macrobudget. Dit zijn voorlopige cijfers, maar de percentages vormen een goed beeld over het aandeel voor de instelling uit het investeringsbudget. In september 2018 ontvangen de mbo-instellingen wederom een terugmelding begrotingsgrondslag op basis van weer iets meer nauwkeurige cijfers, waarmee de mbo-instellingen de begroting voor de kwaliteitsagenda kunnen finetunen.

In het onderstaande schema vindt u de planning op hoofdlijnen, inclusief de momenten van vaststelling.

  • Voor scholen met een positief besluit over de kwaliteitsagenda wordt het investeringsbudget jaarlijks vastgesteld; in september 2019 over hun eerste (over 2019) en tweede (over 2020) deel van het investeringsbudget.
  • In september 2020 en 2021 wordt respectievelijk het derde en vierde deel van het investeringsbudget vastgesteld.
  • De betaling van het investeringsbudget vindt plaats overeenkomstig het betaalritme waarin de bekostiging wordt betaald.
  • Scholen met een positief oordeel over tussentijdse voortgang ontvangen eind 2021 het eerste deel van het resultaatafhankelijk budget.
  • Voor scholen die geen positief tussenoordeel kregen, is de eindrapportage een herkansing. Scholen kunnen dan eind 2023 alsnog het volledige resultaatafhankelijke budget ontvangen.
  • De betaling van het resultaatafhankelijke budget vindt in één keer plaats binnen tien weken na het vaststellingsbesluit van de Minister.
De commissie komt uiterlijk eind maart 2019 met een voorlopig advies. Vervolgens heeft de instelling tot eind april 2019 de tijd om het plan zo nodig bij te stellen. Als de kwaliteitsagenda dan nog een onvoldoende beoordeling krijgt, adviseert de commissie de minister de aanvulling op de bekostiging niet te verstrekken.
De minister neemt hierover het besluit, mede op basis van het advies van de commissie.
Ja. In de kwaliteitsagenda worden beoogde ambities beschreven voor de periode 2019-2022, de resultaten die men wil bereiken en de maatregelen die worden ingezet. De begroting die hier aan is gekoppeld is indicatief, waarbij de instelling dus ook de ruimte heeft om gaandeweg wijzigingen aan te brengen. Belangrijkste criterium waarop de voortgang tussentijds en aan het einde wordt beoordeeld is het bereiken van de voorgenomen ambities.

De begroting is, zoals beschreven in de regeling , indicatief. Het is niet de intentie van de regeling  dat er gedurende het realisatieproces vormen van “tijdschrijven” geïntroduceerd worden die de administratieve last sterk laat stijgen. Een toedeling van het budget op hoofdlijnen is dus voldoende.

De begroting geeft inzicht hoe en waarvoor de aanvullende bekostiging wordt ingezet om de doelstellingen te bereiken die in de kwaliteitsagenda zijn geformuleerd. In de begroting wordt ook zichtbaar dat 1/3 van de investeringsmiddelen voor de landelijke speerpunten wordt ingezet.

Beoordelingskader

In de regeling wordt aangegeven dat de interne en externe analyse een goed onderbouwde afbakening bevat van de regio(´s) c.q. werkgebied(en) waar de mbo-instelling zich op richt, ook in relatie tot andere mbo-instellingen (zoals andere roc’s en bovenregionaal werkende vakinstellingen en aoc’s).

Er zijn vele manieren om een werkgebied te definiëren en dit zal per type instelling en (clusters van) opleidingen ook erg kunnen verschillen. Het kan gaan over leerlingstromen/voedingsgebieden, om arbeidsmarktregio’s, om logische samenwerkingsrelaties, om losse netwerken of juist een bestuurlijke entiteit. De commissie zal in de beoordeling vooral kijken of het werkingsgebied onderbouwd is: door cijfers, door ambities, door inbedding.

Beschrijvingen dienen te gebeuren op het niveau van maatregelen. Uit de analyse/nulmeting komen aanknopingspunten voor verbetering naar voren en vervolgens worden daartoe concrete en afzonderlijke doelstellingen geformuleerd. De maatregelen (en het budget) die worden ingezet om die doelstellingen te behalen worden onderbouwd. De resultaten dienen voldoende meetbaar en/of merkbaar en toetsbaar geformuleerd te zijn. Op dat moment wordt ook duidelijk welke verwachtingen de instelling heeft over de wijze waarop de maatregel bijdraagt aan het realiseren van de doelstelling en het beoogde resultaat.
Het gegeven dat voorgenomen maatregelen uitgevoerd zijn, is onvoldoende (inspannings-verplichting). Er wordt gekeken of de doelstellingen wel of niet behaald zijn (en in welke mate). Zo wordt ook duidelijk of de maatregelen effect hebben gehad en welke factoren van invloed zijn geweest op het wel of niet behalen van de doelstellingen.

Nee. De commissie heeft deze uitwerking opgesteld om een beeld te geven welke vragen ze zoal zou kúnnen stellen bij de verschillende onderdelen in de kwaliteitsagenda. De regeling kent een aantal vereisten, deze vragen kunnen een extra hulpmiddel zijn om te kijken of hier in de kwaliteitsagenda aandacht aan is besteed.

Dit doet de commissie aan de hand van de vereisten in de regeling en het bijbehorende beoordelingskader. De commissie maakt in de beoordeling een integrale afweging over deze vereisten. Het is geen rekenkundige exercitie waarbij vooraf een harde en absolute normering is vastgesteld. De context waarbinnen de specifieke instelling opereert (eigen strategie, omstandigheden, vertrekpunt) en de kwaliteit van de kwaliteitsagenda’s tezamen worden ook meegenomen in de beoordeling.

Verantwoording voortgang

Aan de instelling wordt gevraagd om in het reguliere jaardocument informatie op te nemen over de voortgang van de afspraken in de kwaliteitsagenda. Het investeringsdeel van de aanvullende bekostiging is niet afhankelijk van de voortgang; het resultaatafhankelijke deel is dat wel.
Ook hier geldt dat de commissie niet de intentie heeft om de administratieve last bij instellingen te vergroten. In het jaardocument dient de voortgang op de afspraken in de kwaliteitsagenda duidelijk zichtbaar te zijn en een beeld te geven waar de instelling staat met de ambities, de beoogde resultaten en het uitvoeren van de voorgenomen maatregelen.

Overig

U kunt contact opnemen per telefoon of mail:

(070) 340 57 77

contact@ckmbo.nl